Uitleg stap 1: Bepaal voor de vakantieperiode(s) de benodigde bezettingseisen, dienst(en), en de ruimte voor verlof.

De eerste stap is het bepalen en invullen van de diensten; dienstnaam, begintijd, eindtijd, betaalde werktijd, dienstcode, aantal benodigde diensten/medewerkers per dag.

• Bepaal o.b.v. het verwachte werkaanbod de verschillende type diensten; begintijd, eindtijd, (evt. onbetaalde) pauzetijd.
• Indien er meerdere locaties zijn voor de roostergroep, houdt hier dan rekening mee in het bepalen van de diensten.
• Vul bij dienstnaam de naam van de dienst in en bij dienstcode een afkorting. Deze afkorting zal ook worden gebruikt voor het toewijzen van de diensten aan medewerkers.
• Vul bij begintijd, via de drop-down, de begintijd van de dienst in (van het moment waarop de medewerker betaald krijgt).
• Vul bij eindtijd, via de drop-down, de eindtijd van de dienst in (van het moment waarop de medewerker niet meer betaald krijgt).
• Vul bij onbetaalde pauzetijd, via de drop-down, het aantal minuten/uren pauze in binnen de dienst in die niet uitbetaald worden.
• Vul bij werktijd, via de drop-down, het aantal minuten/uren dat uitbetaald worden binnen de dienst.
• Vul per dag van de week het aantal benodigde medewerkers in, per dienst, per dag, in een standaard vakantieperiode, met andere woorden de standaard vakantiebezetting.

Uitleg stap 2: Inventariseer de voorkeuren van de medewerkers voor de vakantieperiode. Opleiding/papadagen etc. zijn vaak anders in die periode.

De tweede stap is de personeelgegevens en -voorkeuren inventariseren en invullen.

• Vul bij naam de namen van medewerkers binnen de roostergroep in (alleen de medewerkers die ook de diensten zullen draaien).
• Vul bij voorkeuren de voorkeuren in van de medewerkers mbt de vakantie en locatie.
• Vul bij opmerkingen eventuele opmerkingen in.
• Vul bij contract het aantal contracturen van de medewerker in.

Uitleg stap 3: Plan het vakantierooster. Plan de diensten en “V” voor verlof.

De derde stap is een vakantierooster maken. Het benodigde aantal diensten/medewerkers is gebaseerd op de ‘standaard vakantiebezetting’. Op dag/datum kun je deze nog aanpassen (in rij 35-37).

• Mocht er met een basisrooster gewerkt worden, vul deze dan eerst in.
• Wijs anders per medewerker diensten toe door de ‘dienstcode’ op de weekdagen toe te wijzen. Bijv. een “D” op ‘ma’ voor mdw 1.
• Wijs voor de medewerkers hun verlofverzoeken toe, door een “V” te plaatsen.
• De kolom “ingepland vakantiedagen” geeft het aantal vakantiedagen (V) weer.

• De rijen en kolomen onderin kunnen 3 verschillende kleuren hebben:
• Rood: er zijn minder diensten toegewezen dan benodigd. Om niet met onderbezetting aan een dag te beginnen wil je dit voorkomen/oplossen.
• Geel: er zijn precies evenveel diensten toegewezen als benodigd. Dit is het minimum. Dan weet je dat je direct aanpassingen moet doen in het rooster, mocht er iemand afwezig zijn.
• Groen: er zijn meer diensten toegewezen dan benodigd. In de basis kan dit (voor sommige diensten) wenselijk zijn, als (gelijkmatig verdeelde) buffer om bijv. ziekte op te vangen.

Uitleg stap 4: Informeer medewerkers over het vakantierooster

Stem het vakantierooster af met de medewerkers.