Welke planningsonderdelen zijn er? En wanneer plan ik welk onderdeel?
De Planning van de planning.
“We hebben gewoon te weinig mensen”
“Heb je echt mensen te kort, of heb je je planningsproces nog niet helemaal op orde?
Een vaak terugkerend gespreksonderwerp; (te) druk op het werk, en meer mensen lost het probleem op. Dit komt ook vaak tot uiting doordat op bepaalde werkdagen de werkdruk (te) hoog is of in ieder geval zo aanvoelt. Als veel gehoorde oplossing wordt dan geopperd om meer mensen in dienst te hebben, want dan is het allemaal opgelost. In tijden van personeelstekort is een veel gestelde vraag: heb je echt mensen te kort, of heb je je planningsproces nog niet helemaal op orde? Het planningsproces bestaat namelijk uit meerdere planningsonderdelen; capaciteitsplanning (bijv. FTE bepaling), basisrooster, lange termijn planning (bijv. vakantieroosters), korte termijn planning (bijv. conceptroosters), en werkroosters en urenregistratie. Elk onderdeel heeft zijn eigen planningshorizon, eigen mate van detail en eigen ‘update frequentie’ die daarbij nodig zijn.
Het op orde krijgen en houden van een goed planningsproces vraagt dus ook een goede planning van de planning.
Capaciteitsplanning
Voor de lange termijn (komende jaren) is de eerste vraag; heb ik (netto én bruto) genoeg mensen / FTE om het verwachte werkaanbod aan te kunnen, nu en in de toekomst? Bij het maken van een capaciteitsplanning kijk je daarbij o.a. naar het verwachte werkaanbod, de benodigde en beschikbare FTE, en de bruto/netto factor.
Basisrooster
Voor het komende (half) jaar is de uitdaging om een standaard rooster te creëren waarbij in de basis de inzetbaarheid (van medewerkers) en het (werk)aanbod op elkaar zijn afgestemd. Hierbij probeer je de bezettingseisen en de voorkeuren van de medewerkers in de basis al zo goed mogelijk op elkaar aan te laten sluiten.
Middel-lange termijn planning
Gedurende het jaar zullen er veranderingen in het rooster plaats vinden. Op sommige veranderingen/mutaties is vaak al ver (3 tot 6 maanden) van te voren te anticiperen. Voorbeelden hiervan zijn; vakantieverzoeken (vakantierooster), afwezigheid door opleiding, langdurig afwezig (ziekte, zwangerschap etc.).
Korte termijn planning
Voor de komende 1 tot 3 maanden begint zich vaak al enigszin af te tekenen of er veel/weinig speling in de bezetting is. Vakanties, opleiding etc. zijn al bekend en de veranderingen zullen nu voornamelijk ontstaan door extra verlof, ruilingen, ziekteverzuim of (bij voldoende bezetting) het alvast voorsorteren op het uitvoeren van extra werkzaamheden. Vaak wordt in deze periode ook het conceptrooster gedeeld.
Werkrooster en urenregistratie
Een aantal dagen of weken voor de werkdag kan de taakverdeling in meer detail worden ingevuld en kan er rekening gehouden worden met eventuele extra/minder uren. Rond deze periode is vaak de grootste verandering in het rooster vooral nog het ziekteverzuim.
Na de werkdag vindt de daadwerkelijke urenregistratie nog plaats. Deze gegevens kunnen weer dienen als input voor het verbeteren van de planning.
Deze website is opgezet om (kleine) ondernemingen en organisaties theoretische inzichten en praktische tools te bieden om een personeelsplanning op een duurzame inzetbare wijze in te richten, zonder zelf het wiel uit te hoeven vinden of direct vast te zitten aan (dure) planningssoftware of -modules. Dus ‘gewoon’ een planning in Excel. Mocht je bij het verbeteren van jouw planningsproces een sparringpartner kunnen gebruiken, neem dan vrijblijvend contact op. Wellicht kunnen we je verder helpen.