Capaciteitsplanning van begin tot eind maken (in Excel)

Capaciteitsplanning

Voor de lange termijn (komende jaren) is de eerste vraag; heb ik (netto én bruto) genoeg mensen / FTE om het verwachte werkaanbod aan te kunnen? Minder roosterwijzigingen, overwerk, werkdruk etc. begint bij deze capaciteit inzichtelijk en op orde hebben. Een juiste capaciteitsplanning bestaat uit verschillende aspecten:

• Werkaanbod in kaart brengen;
• Werkaanbod analyseren;
• Personele beschikbaarheid bepalen;
• Capaciteitfit tussen werkaanbod en personele beschikbaarheid analyseren;
• Capaciteitsplan opstellen n.a.v. een capaciteitsfit;

Het bepalen van benodigde/beschikbare FTE en de productiecapaciteit gaat in nauw samenspel met de capaciteitsplanning. Veranderingen hierin zullen daardoor ook vaak leiden tot aanpassingen in het plan. Om het aantal FTE te bepalen kan een onderscheid gemaakt worden tussen bruto FTE en netto FTE. Dit is te berekenen m.b.v. een bruto/netto factor.

Werkaanbod in kaart brengen

Om te weten hoeveel medewerkers, FTE of capaciteit je als organisatie nodig hebt, is de eerste stap om te bepalen hoe groot het werkaanbod is. Vragen om hierbij te stellen zijn bijvoorbeeld:

• Voor hoeveel uren aan werk hebben we nu eigenlijk per dag/week/maand/jaar?
• Verschilt dit nog over de dag heen?
• Verschilt dit nog per week/maand/jaar?
• Zijn er nog (extra) werkzaamheden die niet elke dag nodig zijn? Bijv. voorraadbeheer, werkoverleg etc.

Werkaanbod analyseren

Een extra stap bij het bepalen van het werkaanbod is kritisch kijken naar de werkzaamheden. Vragen om hierbij te stellen zijn bijvoorbeeld:

• Is het wel nodig dat we de werkzaamheden uitvoeren?
• Waarom doen we de werkzaamheden op dit specifieke moment? Of kan het ook op een ander moment?
• Is het wenselijk dat iedereen dezelfde tijden start, eindigt, en pauzeert?
• Wie mogen/kunnen deze werkzaamheden uitvoeren?

Op leaninexcel.nl zijn meerdere praktische tools te vinden die bij dit onderwerp kunnen helpen.

Beschikbaarheid personeel bepalen

Naast weten hoeveel werk er te verzetten is, is het ook belangrijk om te bepalen wanneer personeel wel en niet beschikbaar is om te werken. Op basis van data en beleid kan een inschatting gemaakt worden van de verwachte beschikbaarheid/afwezigheid van het personeel. Vragen hierbij zijn vaak:

• Hoeveel ziekteverzuim verwachten we per periode?
• Hoeveel verlof(aanvragen) verwachten we per periode? En hoeveel verlof staan we toe?
• Welke mogelijkheid is er voor opleidingen? Wanneer vinden deze opleidingen plaats?

Capaciteitsfit en -plan bepalen

Als het werkaanbod en de personele beschikbaarheid bekend is, dan kun je deze over elkaar leggen, om te bepalen of er een ‘fit’ is. Met andere woorden, hebben we genoeg personeel beschikbaar om de werkzaamheden te doen? Mocht de beschikbare capaciteit het werkaanbod niet ‘afdekken’ dan zijn er een aantal draaiknoppen:

• Werkplanning: moeten de werkzaamheden op het moment dat ze nu gepland staan? Welke werkzaamheden hebben prioriteit?
• Personele beschikbaarheid: kunnen we ziekteverzuim terugdringen? Kunnen we opleidingen slimmer plannen? Kunnen we vakanties beter inregelen?
• Arbeidscontracten: welke arbeidscontracten kunnen we bieden? Hoe gaan we om met flexibilisering?

Als er een capaciteitsfit is dan kunnen de randvoorwaarden, condities en acties hiervoor worden vastgelegd in een capaciteitsplan.

Bruto/netto factor bepalen

Om te bepalen hoeveel capaciteit/FTE je nodig hebt om de werkzaamheden uit te voeren, kun je eerst bepalen hoeveel werk 1 FTE daadwerkelijk kan verzetten. Vragen om hierbij te stellen zijn bijvoorbeeld:

• Bruto contracturen: hoeveel contracturen is 1 FTE bruto beschikbaar o.b.v. een full time contract? (bijv. 36/38/40 uur)
• Andere invulling contracturen: waar worden deze contracturen, behalve de werkzaamheden, nog meer aan besteed? Denk aan; vakantie, bijzonder/extra verlof, feestdagen, ziekte, opleiding, OR werkzaamheden etc.
• Netto uren: hoeveel werkuren blijven netto over voor de werkzaamheden wanneer we de ‘andere invullingen’ eraf halen?

Aan de hand van deze informatie kun je de verhouding tussen de bruto en netto uren berekenen. Deze bruto/netto factor (b/n factor) kun je vervolgens gebruiken bij het bepalen van de benodigde capaciteit/formatie. Bruto/netto factor zelf berekenen in Excel; klik hier voor meer informatie.

Personeelscapaciteit (FTE) bepalen

Als het werkaanbod bekend is kun je met behulp van de bruto/netto factor het benodigde aantal FTE bepalen. Hiervoor deel je eerst het werkaanbod door aantal netto uren per FTE om de netto FTE te bepalen. Vervolgens reken je dit m.b.v. de b/n factor om naar bruto FTE.

Productiecapaciteit bepalen

Als bekend is hoeveel FTE er bruto beschikbaar is, dan kun je het verwachte aantal werkuren (cq. de productiecapaciteit) bepalen door de bruto FTE om te rekenen naar netto FTE. Vervolgens reken je dit m.b.v. netto uren per FTE om naar totale werkuren/werkaanbod.

Basisrooster

Als de capaciteitsplanning helder is, dan kun je aan de gang met een (kloppend) basisrooster. Het idee achter het basisrooster is dat de werkzaamheden en de beschikbaarheid van het personeel (in de basis) op elkaar aansluiten. Daarnaast wordt in de basis direct rekening gehouden met (de eerste) mogelijke roosterverstoringen. Het maken van een basisrooster bestaat eigenlijk maar uit twee aspecten (en 4 stappen):

Je kunt zelf een basisrooster maken, ga hiervoor naar de Excel template: Basisrooster zelf maken aan de hand van 4 stappen.