Uitleg stap 1: Diensten bepalen

De eerste stap is het bepalen en invullen van de diensten; dienstnaam, begintijd, eindtijd, onbetaalde pauze tijd, dienstcode, aantal benodigde diensten/medewerkers per dag.

• Bepaal o.b.v. het verwachte werkaanbod de verschillende type diensten, incl. begintijd, eindtijd, (evt. onbetaalde) pauzetijd.
• Indien er meerdere locaties zijn voor de roostergroep, houdt hier dan rekening mee in het bepalen van de diensten.
• Vul bij dienstnaam de naam van de dienst in en bij dienstcode een afkorting. Deze afkorting zal ook worden gebruikt voor het toewijzen van de diensten aan medewerkers.
• Vul bij begintijd, via de drop-down, de begintijd van de dienst in (van het moment waarop de medewerker betaald krijgt).
• Vul bij eindtijd, via de drop-down, de eindtijd van de dienst in (van het moment waarop de medewerker niet meer betaald krijgt).
• Vul bij onbetaalde pauzetijd, via de drop-down, het aantal minuten/uren pauze in binnen de dienst in die niet uitbetaald worden.
• De betaalde werktijd wordt a.d.h.v. bovenstaande input berekend.
• Vul per dag van de week het aantal benodigde medewerkers in, per dienst, per dag.
• Als het aantal benodigde diensten in de basis al verschilt tussen even en oneven weken, vul dan voor week 2 aparte aantallen in.

Uitleg stap 2: Personeelsaanbod (en -voorkeuren) in kaart brengen

De tweede stap is de personeelgegevens en -voorkeuren inventariseren en invullen.

• Vul bij naam de namen van medewerkers binnen de roostergroep in (alleen de medewerkers die ook de diensten zullen draaien).
• Indien er meerdere locaties zijn waar medewerkers binnen de roostergroep ook naar toe gaan, dan kun je bij locatie de voorkeurslocatie aangeven.
• Vul bij voorkeuren de (harde/zachte) voorkeuren in van de medewerkers.
• Vul bij opmerkingen eventuele opmerkingen in.
• Vul bij contract het aantal contracturen van de medewerker in.

Uitleg stap 3: Kloppend (basis)rooster maken

De derde stap is een kloppend basisrooster maken. Een rooster is kloppend als in ieder geval alle diensten per dag zijn toegewezen aan de medewerkers én de medewerker binnen/op hun contracturen zit.

• Wijs voor week 1 per medewerker diensten toe door de ‘dienstcode’ op de weekdagen toe te wijzen. Bijv. een “D” op ‘ma’ voor mdw 1.
• Een rooster is kloppend als in ieder geval alle diensten per dag zijn toegewezen aan medewerkers én de medewerker binnen/op zijn contracturen zit.
• De kolom “ingepland u.p.w. wordt groen als de medewerker op zijn contracturen zit. Oranje als dit nog niet het geval is.
• Mocht het wenselijk zijn om voor de even weken een ander rooster aan te houden dan voor de oneven weken, maak dan een apart rooster in week 2.
  

• De rijen en kolomen onderin kunnen 3 verschillende kleuren hebben:
• Rood: er zijn minder diensten toegewezen dan benodigd. Om in de basis een goed basisrooster te hebben, wil je dit voorkomen/oplossen.
• Geel: er zijn precies evenveel diensten toegewezen als benodigd. Dit is het minimum voor de basis. Dan weet je dat je direct aanpassingen moet doen in het rooster, mocht er iemand afwezig zijn.
• Groen: er zijn meer diensten toegewezen dan benodigd. In de basis kan dit (voor sommige diensten) wenselijk zijn, als (gelijkmatig verdeelde) buffer om eerste afwezigheid op te vangen.

Uitleg stap 4: Draagvlak en akkoord medewerkers

Een aangepast rooster dient afgestemd te worden met de medewerkers. Vergeet dit dus niet in het proces.