Basisrooster zelf maken (in Excel)

Basisrooster

Voor het komende (half) jaar is de uitdaging om een standaard rooster te creëren waarbij in de basis de inzetbaarheid (van medewerkers) en het werkaanbod op elkaar zijn afgestemd, dat is het idee achter het basisrooster. Daarnaast wordt in deze basis direct rekening gehouden met (de eerste) mogelijke roosterverstoringen. Als de capaciteitsplanning helder is, dan kun je aan de gang met een (kloppend) basisrooster. Het maken van een basisrooster bestaat eigenlijk maar uit twee aspecten (en 4 stappen):

• Werkaanbod; hoeveel werk is er? Welke diensten passen hier goed bij?
• Personeelsaanbod: welke medewerkers zijn wanneer beschikbaar/inzetbaar om te werken?

Als het werkaanbod en personeelsaanbod helder zijn, dan kan hier (in overleg met de medewerkers) een kloppend basisrooster voor gemaakt worden.

Je kunt zelf een basisrooster maken, ga hiervoor naar de Excel template: Basisrooster zelf maken aan de hand van 4 stappen.

Diensten/werktijden bepalen

Op basis van het verwachte werkaanbod en de bijbehorende bezettingseis per uur/dag kun je diensten definiëren (met een starttijd, (onbetaalde) pauze momenten en eindtijd), die aansluiten op het werkaanbod. Hierbij is het in de praktijk vaak een afweging tussen complexiteit en werkbaarheid voor het roosteren/plannen. Het aantal benodigde diensten kan verschillen per dag/week/maand. De gedefinieerde diensten i.c.m. met het aantal per dag wordt gebruikt als ‘vraagkant’ in het basisrooster.

Personeelsaanbod bepalen

Het bepalen van het personeelsaanbod houdt in de praktijk voornamelijk in dat je kijkt naar de voorkeuren van medewerkers. Maak hierbij onderscheid tussen ‘harde’ voorkeur en “nice-to-haves”. Vaak blijkt bij harde voorkeuren dat in overleg toch e.e.a. mogelijk is. Onderdelen die hier vaak aan bod komen zijn:

• Contracturen
• Voorkeurslocatie(s) cq. standplaats
• Voorkeursdagen en -tijden
• Opmerkingen

(Kloppend) basisrooster maken

Om een kloppend basisrooster te krijgen zet je de medewerkers op de ene as, en de dienstenset op de andere as. Daarnaast bepaal je wanneer er voldoende medewerkers in de basis beschikaar zijn per dag om het rooster ‘groen’ te krijgen. Als het framework staat kan het puzzelen beginnen met het invullen van de diensten. De lengte van een basisrooster is afhankelijk per situatie. In de regel is een basisrooster kloppend als:

• Alle contracturen zijn ingevuld
• Elke dag alle diensten zijn ingevuld
• (Zoveel mogelijk) is voldaan aan de voorkeuren van de medewerkers
• Er genoeg ‘buffer’ per dag is om verstoringen op te vangen

Personeelsvoorkeuren vs. werkaanbod op orde krijgen

Vanuit de de praktijk blijkt dat wanneer je de voorkeuren van het personeel op het werkaanbod legt, dit al snel inzichtelijk maakt dat het rooster in de basis al niet op orde is. Er zijn meerdere manieren om deze beter op elkaar aan te laten sluiten, zoals:

• Gezamenlijk het basisrooster invullen
• Kloppend rooster laten maken (ongeacht voorkeuren), dan alleen ruilen.
• Werkzaamheden verplaatsen
• etc.

Middel-lange en korte termijn planning

Middel-lange termijn planning: gedurende het jaar zullen er veranderingen in het rooster plaats vinden. Op sommige veranderingen/mutaties is vaak al ver (3 tot 6 maanden)  van te voren te anticiperen. Voorbeelden hiervan zijn; vakantieverzoeken (vakantierooster), afwezigheid door opleiding, langdurig afwezig (ziekte, zwangerschap etc.).

Korte termijn planning: voor de komende 1 tot 3 maanden begint zich vaak al enigszin af te tekenen of er veel/weinig speling in de bezetting is. Vakanties, opleiding etc. zijn al bekend. En de veranderingen zullen nu voornamelijk ontstaan door extra verlof, ruilingen, ziekteverzuim of (bij een hoge bezetting) het alvast voorsorteren op het uitvoeren van extra werkzaamheden. Vaak wordt in deze periode ook het conceptrooster gedeeld.