Middel-lange en korte termijn planning
Middel-lange termijn planning: gedurende het jaar zullen er veranderingen in het rooster plaats vinden. Op sommige veranderingen/mutaties is vaak al ver (3 tot 6 maanden) van te voren te anticiperen. Voorbeelden hiervan zijn; vakantieverzoeken (vakantierooster), afwezigheid door opleiding, langdurig afwezig (ziekte, zwangerschap etc.).
Korte termijn planning: voor de komende 1 tot 3 maanden begint zich vaak al enigszin af te tekenen of er veel/weinig speling in de bezetting is. Vakanties, opleiding etc. zijn al bekend. En de veranderingen zullen nu voornamelijk ontstaan door extra verlof, ruilingen, ziekteverzuim of (bij een hoge bezetting) het alvast voorsorteren op het uitvoeren van extra werkzaamheden. Vaak wordt in deze periode ook het conceptrooster gedeeld.
Conceptrooster
Als het basisrooster kloppend is, dan kun je deze gebruiken als template voor het ‘conceptrooster’ voor de (middel)lange en kortere termijn planning. Gedurende de week en het jaar komen om verschillende redenen verzoeken binnen voor roosterwijzigingen. Deze wijzigingen kunnen doorgevoerd worden in het conceptrooster. Voor roosterwijzigen geldt ook weer; het verzoek kan komen vanuit veranderingen in de personele beschikbaarheid (verlof, ziekte, opleiding etc.) of in het werkaanbod (extra aanvraag/order, spoedklus, annulering etc.).
Aangezien je bij een verzoek direct kunt zien bekijken of er (te grote) verschillen ontstaan tussen benodigde en beschikbare medewerkers, kan hier vroegtijdig op geanticipeerd worden.
Vakantierooster
In de praktijk zie je vaak een verschil in werkaanbod en personele beschikbaarheid tussen het “normale” conceptrooster en tijdens de vakantieperiode. Afhankelijk van de vakantieperiode en sector neemt het werkaanbod af of juist toe. Dit heeft meestal direct gevolgen voor de benodigde bezetting. Hierdoor is er in deze periode vaak meer (of juist minder) ruimte om medewerkers verlof toe te kennen. Daarnaast gelden vaak voor medewerkers ook andere ‘beschikbaarheidsvoorkeuren’ dan in niet-vakantieperiodes. Vaak is personeel bijv. flexibeler om extra diensten te draaien voor collega’s zodat zij(zelf) ook van de vakantie kunnen genieten, of zijn ze juist meer gebonden door de schoolgaande kinderen. Een apart traject voor een kloppend vakantierooster kan hier uitkomst bieden.
Een Excel template voor het maken van een Vakantierooster voor 2026 is hier te vinden.
Werkrooster en urenregistratie
Een aantal dagen of weken voor de werkdag kan de taakverdeling in meer detail worden ingevuld en kan er rekening gehouden worden met eventuele extra/minder uren. In het conceptrooster kunnen de diensten dan worden ‘vastgezet’. Rond deze periode is vaak de grootste verandering in het rooster vooral nog het ziekteverzuim.
Deze website is opgezet om (kleine) ondernemingen en organisaties theoretische inzichten en praktische tools te bieden om een personeelsplanning op een duurzame inzetbare wijze in te richten, zonder zelf het wiel uit te hoeven vinden of direct vast te zitten aan (dure) planningssoftware of -modules. Dus ‘gewoon’ een planning in Excel. Mocht je bij het verbeteren van jouw planningsproces een sparringpartner kunnen gebruiken, neem dan vrijblijvend contact op. Wellicht kunnen we je verder helpen.